Υπηρεσίες Whistleblowing
Πλατφόρμα ενδοεταιρικών ανώνυμων καταγγελιών
Το Whistleblowing (καταγγελία παρατυπιών ή καταγγελία δημοσίου συμφέροντος) είναι η πράξη κατά την οποία ένας εργαζόμενος ή άτομο που σχετίζεται με έναν οργανισμό, αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παράνομες, ανήθικες ή ανάρμοστες πρακτικές μέσα στον οργανισμό.
H Φύση των Πληροφοριών
Οι πληροφορίες αυτές μπορεί να αφορούν:
- Διαφθορά ή δωροδοκία – Παραβιάσεις νόμων και κανονισμών
- Κακοδιαχείριση ή κατάχρηση εξουσίας
- Κίνδυνο για τη δημόσια υγεία ή ασφάλεια
- Χειραγώγηση οικονομικών στοιχείων ή φοροδιαφυγή
Η Φύση των Καταγγελλόντων
Οι whistleblowers (καταγγέλλοντες) μπορούν να είναι εργαζόμενοι, πρώην υπάλληλοι, συνεργάτες ή οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση σε τέτοιες πληροφορίες. Οι αποκαλύψεις μπορεί να γίνουν εσωτερικά (μέσα στον οργανισμό) ή εξωτερικά (στις αρχές, στα μέσα ενημέρωσης ή σε ανεξάρτητους φορείς).
Νομικό Πλαίσιο
Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, η Οδηγία 2019/1937 θεσπίζει ένα κοινό πλαίσιο προστασίας για όσους αποκαλύπτουν παρατυπίες. Στην Ελλάδα το Νομικό Πλαίσιο καλύπτεται από τον Ν.4990/2022, με τον οποίο θεσπίζεται η προστασία των whistleblowers από αντίποινα, όπως απόλυση, εκφοβισμό ή δυσμενή μεταχείριση.
Απαιτήσεις του Ν. 4990/2022
Αριθμός εργαζομένων
Οι φορείς του ιδιωτικού και δημόσιου τομέα που απασχολούν από πενήντα (50) εργαζόμενους και άνω, υποχρεούνται να ορίσουν Υ.Π.Π.Α.
Κανάλι αναφορών
Υποχρέωση καθιέρωσης εσωτερικών διαύλων αναφοράς
Ορισμός ΥΠΠΑ
Υποχρέωση ορισμού Υπεύθυνου Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών
Προστασία αναφέροντος
Το πρόσωπο που προβαίνει σε αποκάλυψη σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του νόμου δικαιούται προστασίας κάτω από προϋποθέσεις
Υποχρέωση εμπιστευτικότητας
Ο φορέας οφείλει να τηρεί τους κανόνες εμπιστευτικότητας των δεδομένων.
Προσωπικά δεδομένα
Ο φορέας οφείλει να εξασφαλίσει την προστασία των προσωπικών δεδομένων εφαρμόζοντας όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα όπως ορίζονται από το κανονιστικό πλαίσιο προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Υπηρεσίες της πλατφόρμας TalkNow
Χορηγούμε την πιο ολοκληρωμένη υπηρεσία της αγοράς, που αφορά την παροχή της TalkNow πλατφόρμας για την συμμόρφωση με τον Ν. 4990/2022. Η λύση περιλαμβάνει, τόσο τις τεχνικές προδιαγραφές, όσο και τις νομικές συμβουλές και υπηρεσίες που απαιτούνται για ένα ολοκληρωμένο σύστημα που καλύπτει εξ ολοκλήρου τις απαιτήσεις.
Πολιτική αναφορών
Κατάρτιση Πολιτικής Αναφορών για γνωστοποίηση των εμπλεκόμενων μερών
Παροχή ΥΠΠΑ
Ορισμός Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών
Εκπαίδευση
Εκπαίδευση του Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών και των εργαζομένων
Συμβουλευτικές υπηρεσίες
Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών και νομικής υποστήριξης προς τον Υ.Π.Π.Α.
Κώδικας δεοντολογίας
Σύνταξη Κώδικα Δεοντολογίας εμπλεκομένων μερών
Προστασία
Aποτελεσματική προστασία καταγγέλλοντος και καταγγελλόμενου
Εγχειρίδια χρήσης
Εγχειρίδια χρήσης για τον ΥΠΠΑ και τους εργαζόμενους
Πλατφόρμα Whistleblowing
Εγκατάσταση, αρχική παραμετροποίηση, ερωτηματολόγιο, χρήστες
Φιλοξενία πλατφόρμας
Η φιλοξενία της πλατφόρμας γίνεται σε ασφαλή server στην Ε.Ε.
Backup
Backup για τη διασφάλιση της συνεχούς λειτουργίας της πλατφόρμας
Ηλεκτρονικό μάθημα
Ηλεκτρονικό μάθημα σε μορφή Scorm, ώστε να μην υπάρχει η ανάγκη δια ζώσης εκπαίδευσης των νέων εργαζομένων
Πλατφόρμα LMS
Δυνατότητα παροχής πλατφόρμας εκπαίδευσης για το ηλεκτρονικό μάθημα, και όχι μόνο...
Γιατί να προτιμήσετε το TalkNow
100% συμμόρφωση με τον Ν. 4990/2022
Η υπηρεσία TalkNow συμμορφώνεται με όλες τις απαιτήσεις του Ν. 4990/2022 τόσο σε νομικό όσο και τεχνικό σε επίπεδο.
Οι πιστοποιήσεις μας, η ασφάλειά σας
Το TalkNow είναι πιστοποιημένο κατά ISO 9001:2015, 27001:2013, 27701:2019, 22301:2019, 45001:2018, 14001:2015.
Συμμόρφωση GDPR
Το TalkNow διαθέτει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προστασίας για τα δεδομένα προσωπκού χαρακτήρα.
Ευκολία στη χρήση
Η πλατφόρμα TalkNow διαθέτει μία πολύ απλή πλοήγηση και λειτουργία, τόσο στους τελικούς χρήστες όσο και στον ΥΠΠΑ.
Χαρακτηριστικά της πλατφόρμας
- Εύκολη διαχείριση μέσω Web Browser
- Υποστήριξη για περισσότερες από 90 γλώσσες
- Υποστήριξη αμφίδρομης γραφής (LTR - RTL)
- Προσαρμόσιμη εμφάνιση (λογότυπο, χρώματα, στυλ, κείμενο)
- Επιλογή ανώνυμης ή επώνυμης αναφοράς
- Επιλογή ανταλλαγής αρχείων μεταξύ του αναφέροντος και του ΥΠΠΑ
- Επιλογή συνομιλίας μεταξύ του αναφέροντος και του ΥΠΠΑ
- Δημιουργία σύνθετου ερωτηματολογίου
- Στατιστικά συστήματος αναφορών
- Απλή διαδικασία λήψης και ανάλυσης των αναφορών από τον ΥΠΠΑ
- Υποστήριξη κατηγοριοποίησης των αναφορών με ετικέτες
- Έτοιμα ερωτηματολόγια για τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία
- Επιλογή για ανώνυμη ή επώνυμη αναφορά
- Διαχείριση σύγκρουσης συμφερόντων στη ροή εργασιών αναφοράς
- Εγγυημένη εξουσιοδότηση πρόσβασης στην ταυτότητα του καταγγέλλοντος
- Συμμόρφωση με το ISO 37002 και την Οδηγία της ΕΕ 2019/1937
- Πολιτικές διατήρησης δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR
- Δεν υπάρχουν αρχεία καταγραφής διευθύνσεων IP
- Δεν αφήνει ίχνη στην κρυφή μνήμη του προγράμματος περιήγησης
- Πλήρης προστασία από αυτοματοποιημένες υποβολές (Spam)
- Υπόκειται σε συνεχείς αξιολογήσεις από περιοδικούς ελέγχους ασφαλείας
- Υποστήριξη κρυπτογράφησης όλων των δεδομένων
Ερωτήσεις & Απαντήσεις
Σε φορείς του ιδιωτικού τομέα που απασχολούν πενήντα (50) ή περισσότερους εργαζομένους, ανεξάρτητα από τη φύση των δραστηριοτήτων τους και τη διάρκεια της απασχόλησης εκάστου των εργαζομένων εντός του έτους.
Οι επιχειρήσεις που εμπίπτουν στον νόμο θα πρέπει να δημιουργήσουν όλα τα απαραίτητα κανάλια για καταγγελίες στο πλαίσιο του Ν. 4990/2022.
Ανάμεσα στα κανάλια αυτά υπάρχει και η δυνατότητα εγκατάστασης μίας πλατφόρμας ανώνυμων καταγγελιών, όπως το TalkNow.
Επιπλέον θα πρέπει να ορίσουν ΥΠΠΑ (Υπεύθυνο Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών), ο οποίος μπορεί να είναι υπάλληλος της επιχείρησης ή εξωτερικός συνεργάτης.
Η ανωνυμοποίηση στο TalkNow εξασφαλίζεται στην κρυπτογράφηση όλης της πλατφόρμας, στην κρυπτογράφηση του αρχείου της βάσης δεδομένων και φυσικά στο ότι ο χρήστης δεν εισάγει πουθενά τα προσωπικά του στοιχεία. Ούτε καν το email για την μετέπειτα επικοινωνία. Η μετέπειτα επικοινωνία γίνεται με βάση ενός 16ψήφιου μοναδικού αριθμού που αντιστοιχεί στην καταγγελία. Αν ο αριθμός αυτός χαθεί, δεν υπάρχει τρόπος ανάκτησής του και συνεπώς η επικοινωνία δεν θα είναι πλέον εφικτή.
Τις καταγγελίες μπορεί να δει ΜΟΝΟ ο εξουσιοδοτημένος από την επιχείρηση, Υπεύθυνος Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ). Ακόμα και οι τεχνικοί της πλατφόρμας Talk Now δεν έχουν πρόσβαση στις καταγγελίες, αφού αυτές βρίσκονται κρυπτογραφημένες στη βάση δεδομένων και ο μόνος που μπορεί να τις αποκρυπτογραφήσει είναι ο ΥΠΠΑ.
Τα δεδομένα των καταγγελιών γράφονται σε αρχείο βάσης δεδομένων το οποίο είναι κρυπτογραφημένο. Το αρχείο αυτό αποκρυπτογραφείται μόνο από τον ρόλο του ΥΠΠΑ.
Η κρυπτογράφηση τωaν δεδομένων γίνεται για να διασφαλιστεί η ανωνυμία του καταγγέλλοντος. Μόνο αν ο καταγγέλλων επιλέξει, μπορεί να κάνει επώνυμη καταγγελία.
Φυσικά. Ενδεικτικά το πλαίσιο του νόμου αναφέρει περιπτώσεις όπως, δημόσιες συμβάσεις, προστασία του περιβάλλοντος, ασφάλεια μεταφορών, δημόσια υγεία, προστασία καταναλωτών κ.ά. Η πλατφόρμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για άλλες περιπτώσεις όπως, βία, σεξουαλική παρενόχληση στο χώρο εργασίας, bullying κ.ά. καθώς μπορεί να υποστηρίξει πολλαπλές φόρμες.
- Ο καταγγέλων μπαίνει στην πλατφόρμα και ξεκινάει την αναφορά.
- Μέσα από το ερωτηματολόγιο, επιλέγει αν η αναφορά θα είναι επώνυμη ή ανώνυμη.
- Με την υποβολή του ερωτηματολογίου, λαμβάνει έναν 16ψήφιο κωδικό. Ο κωδικός αυτός αφορά την ανώνυμη επικοινωνία με τον ΥΠΠΑ.
- Ο ΥΠΠΑ ζητάει διευκρινήσεις ή αποδεικτικά (προαιρετικά).
- Η επικοινωνία συνεχίζεται μέχρι να στοιχειοθετηθεί πλήρως η αναφορά (προαιρετικά).
- Εφόσον υπάρχουν αρκετά στοιχεία ο ΥΠΠΑ ενημερώνει το αρμόδιο όργανο του φορέα.
- Ο καταγγέλων ενημερώνεται από τον ΥΠΠΑ για την εξέλιξη της αναφοράς του.
- Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, η αναφορά διαγράφεται μέσα στον χρόνο που επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
